Gestão Documental
As soluções de Gestão Documental da PCenter potenciam a colaboração através da partilha e implementação de processos associados a documentos. Com a integração de soluções de digitalização, fax e correio electrónico, as soluções de Gestão Documental da PCenter permitem simplificar todos os processos associados a documentos.
A gestão documental é caracterizada pelos seguintes conceitos:
· Desmaterialização – Digitalização dos documentos. A desmaterialização transforma documentos em formato papel em documentos electrónicos, ou seja, numa imagem do papel.
· Indexação - Classificação dos documentos electrónicos. Esta é a fase em que se classificam os documentos de acordo, por exemplo, com os critérios já utilizados no processo de arquivo físico.
· Workflow - Definição dos fluxos de trabalho pelos quais um documento passa, desde a sua publicação, aprovação, distribuição, re-encaminhamento ou destruição.
· Pesquisa - Implementação de um motor de busca capaz de realizar OCRs (Optical Caracter Recognition) nos documentos digitalizados.
Vantagens
· Redução de Custo - Redução por menor uso do papel e consequentemente no menor uso de cópias, aumento de produtividade na procura e no re-encaminhamento dos documentos, e redução do espaço ocupado em arquivo físico.
· Integração - Por exemplo, poderá integrar numa só solução, a sua Intranet, bem como os Fluxos de Trabalho e o Arquivo Electrónico associado a Documentos.
· Optimização de Processos - os processos associados a documentos, aprovação, arquivo, etc. Podem ser facilmente adaptados para tratamento de vários tipos de documentos.
· Digitalização - integração directa com fabricantes líderes em equipamentos de digitalização de documentos.
· Facilidade na procura de Informação - Motor de pesquisa rápido e simples de utilizar.
· Backup - Possibilidade dos utilizadores recuperarem a informação, sem a necessidade de intervenção por parte de tecnicos especializados.
· Segurança – Existência de mecanismos de controlo de acessos e segurança evitando assim acessos não autorizados a documentos.
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